Nebenkostenabrechnung – was sind und wer zahlt Nebenkosten?

Für Mieter sind Nebenkosten die im Volksmund als “zweite Miete” bezeichneten Kosten, die auf die Kaltmiete aufgerechnet werden. Die Abführung erfolgt monatlich im Rahmen der Warmmiete, beinhaltet aber nur eine Pauschale, der am Jahresende eine vollständige Nebenkostenabrechnung folgt. Was es mit der Abrechnung auf sich hat und ob der Begriff Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnung richtig ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist eine 
Nebenkostenabrechnung?

Die Abrechnung wird einmal pro Jahr erstellt und enthält alle umlagefähigen Kosten, die der Vermieter auf alle Mietparteien im Haus aufteilen kann. Es handelt sich praktisch um Zusatzkosten, die einen Differenzbetrag zwischen der Kaltmiete (Nettomiete) und der Warmmiete erzeugen. Die Nebenkostenabrechnung, auch als Betriebskostenabrechnung bekannt, wird jedem Mieter einmal pro Jahr zugestellt. Um eine hohe Nachforderung der umlagefähigen Kosten zu vermeiden, wird die Mietzahlung immer “warm”, das heißt, mit einer Pauschale auf die Nebenkostenabrechnung, geleistet. Insgesamt können Sie als Vermieter alle 17 in der Betriebskostenverordnung aufgelisteten Nebenkosten auf Ihre Mieter umlegen und sich die Auslagen auf diesem Weg im Nachhinein rückerstatten lassen. Die Abrechnung selbst ist das Dokument, in dem die Aufschlüsselung und die Gesamtausgaben, sowie die jeweilige Forderung allen Mietern bekanntgegeben wird.

Was beinhaltet eine 
Nebenkostenabrechnung?

Während Strom-, Internet- und TV-Verträge vom Mieter im Regelfall selbst abgeschlossen werden, laufen zum Beispiel die Heizung und die Warmwasserkosten auf Rechnung des Vermieters. Gebäudeversicherungen, Hausmeisterservices und Wartungsarbeiten, die Gebäudepflege und Reinigung, aber auch Wasser und Abwasser werden vom Eigentümer vorgeschossen. Das heißt, dass die Verträge mit den Ver– und Entsorgern über den Vermieter laufen, der die tatsächlich angefallenen Kosten am Jahresende aufrechnet und sie auf alle Mietparteien umlegt. Diese Umlegung, die mit einer mehrseitigen Auflistung einhergeht, wird als Betriebskosten- oder Nebenkostenabrechnung bezeichnet. Auch die Schornsteinreinigung, die Hausbeleuchtung und die Abfallbeseitigung sind in Miethäusern ein Bestandteil der Nebenkosten.

Wann kommt eine Abrechnung der Nebenkosten zum Einsatz?

Die Betriebskostenabrechnung erfolgt nach dem Umlageprinzip. Aus Erfahrung und unter Einbezug der Wohnungsgröße oder der Anzahl der Mieter erheben Eigentümer eine Pauschale, die zusammen mit den monatlichen Mietzahlungen beglichen wird. Der einzelne Mieter hat am Jahresende die Möglichkeit einer Rückerstattung zu viel gezahlter Beträge. Gleichzeitig ist er aber auch dazu verpflichtet, Außenstände zu begleichen und die Restforderung aus der Nebenkostenabrechnung zu bezahlen. Wichtig: Mieter brauchen die Forderung nur anerkennen, wenn die Abrechnung in der regulären Frist eintrifft. Der Abrechnungszeitraum beträgt 12 Monate und gibt dem Vermieter ein Jahr Zeit, die Berechnungen auszuführen und die Endabrechnung zuzustellen. Das heißt im Konkreten, dass zum Beispiel die Betriebskostenabrechnung für das Abrechnungsjahr 2020 bis zum 31. Dezember 2021 bei allen Mieterin eingegangen sein muss.

Wer erstellt eine Abrechnung?

Als Vermieter sind Sie in dem Moment zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet, in dem Sie von Ihrem Mieter eine Zahlung von Neben- oder Betriebskosten fordern. Die Verantwortung können Sie outsourcen, in dem Sie zum Beispiel eine Hausverwaltung beauftragen und im Vertrag festhalten, dass der Verwalter für die Berechnung der Nebenkosten und für die Ausstellung der Abrechnung verantwortlich ist. Ausnahmen bestätigen die Regel. Wenn Sie keine Betriebskosten erheben, können Sie von Ihren Mietern auch keine Nebenkostenzahlungen nachfordern. Daher sollten Sie sich bereits vor der Mietvertragserstellung überlegen, ob Sie die umlagefähigen Kosten auf Ihre Mieter auslagern – oder ob Sie die nicht unerheblichen Kosten selbst zahlen wollen.