Jeder Mieter, der laut Mietvertrag eine Kaltmiete und eine Warmmiete zahlt, bezahlt Nebenkosten. Das heißt im Konkreten, dass Sie als Vermieter eine jährliche Nebenkostenabrechnung erstellen, und die Beträge im Detail aufschlüsseln müssen. Die mit der Miete gezahlten Neben- oder Betriebskosten sind nur eine Pauschale, die entweder eine Gutschrift, oder aber einer Nachforderung nach sich ziehen kann. Die Fristeinhaltung spielt bei der Nebenkostenabrechnung eine essenzielle Rolle. Hier erfahren Sie, wie sich die Fristen gestalten und wann die Abrechnung der Nebenkosten verjährt ist.
Wann verjährt eine Nebenkostenabrechnung?
Eine erstellte und dem Mieter zugestellte Nebenkostenabrechnung hat eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Die Voraussetzung dafür, dass Sie ab dem Jahresende der Anspruchsentstehung Nebenkosten nachfordern können, ist die fristgemäße Zustellung der Abrechnung. Bei verspäteter Zustellung haben Sie als Vermieter überhaupt keine Ansprüche gegen den Mieter, da dieser im Recht ist, wenn er die Nebenkostenabrechnung spätestens ein Jahr nach der Abrechnungsfrist nicht mehr annimmt. Dennoch gibt es im Mietrecht unterschiedliche Fristen. Was ist gültig, wann sind die Nebenkosten verjährt und wann können Sie bei Nichtzahlung einer Nachforderung handeln?
Fristen bei der Nebenkostenabrechnung
Privat
Als Vermieter haben Sie genau ein Jahr Zeit, die Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter zu erstellen. Lassen Sie diese Frist ungenutzt verstreichen, muss der Mieter die Nachforderung nicht anerkennen. Allerdings haben Ihre Mieter dennoch das Recht, gegebenenfalls getätigte Überzahlungen von Ihnen zurückzufordern. Hier gilt die Frist von drei Jahren, auch wenn Sie die Abrechnung zu spät zugestellt haben und eine Nachforderung der Nebenkosten verjährt ist. Um eine Verjährung auszuschließen, sollten Sie sich als Vermieter strikt an die im Mietvertrag vereinbarten Abrechnungszeiträume halten und die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig per Einschreiben zustellen.
Gewerbe
Auch bei gewerblichen Mietverträgen gilt die Frist von drei Jahren nach dem Abrechnungszeitraum. Doch die Frist erlangt nur Gültigkeit, wenn die Abrechnung fristgemäß spätestens zwölf Monate nach der Entstehung des Anspruchs an Ihre Mieter zugestellt wurde. Wie im Privatbereich ist es auch im Gewerbe so, dass Sie bei verspäteter oder fehlerhafter Zustellung keine Nachforderung stellen können. Ein Guthaben müssen Sie hingegen bis zum Ablauf der Dreijahresfrist auszahlen. Meldet sich de Mieter in diesem Zeitraum nicht, verliert auch er sein Recht auf die Auszahlung, da die Nebenkosten verjährt sind.
Nebenkostennachzahlung nach Verjährung?
Sind die Nebenkosten verjährt, bleiben Sie als Vermieter sprichwörtlich auf den Ausgaben sitzen. Denn nach Ablauf der drei Jahre haben Sie keine rechtliche Möglichkeit, die Nachzahlung einzufordern und die Außenstände von Ihren Mietern zu verlangen. Sollte ein Mieter nach Fristablauf zahlen, tut er das aus Kulanz und nicht darum, weil er rechtlich dazu verpflichtet wäre.
Rückforderung von Mietern nach der Verjährung?
Die Dreijahresfrist gilt nicht nur für Nachforderungen, sondern auch für die Rückforderung bestehender Guthaben. Sind die Nebenkosten verjährt, weil Ihr Mieter seit drei Jahren nicht reagiert hat und seine Gutschrift nicht bestätigt hat, kann er die Rückforderung nicht mehr vornehmen. Die Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zugestellt haben.
Nebenkostenabrechnung als Vermieter einfach online erstellen bei VermieterGURU
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FAQ
Die Frist für die Zustellung der Abrechnung endet zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum. Ab diesem Tag haben Sie genau drei Jahre Zeit, die vom Mieter ausstehenden Nebenkosten einzufordern und eine Nachzahlung zu verlangen. Ist die Frist verstrichen, gibt es keine rechtliche Handhabe und Sie stehen vor der Problematik, dass es bei Ihren Einnahmen bei der pauschalen Vorauszahlung bleibt.
Stellt ein Vermieter die Nebenkostenabrechnung zu spät zu, muss der Mieter keine Nachzahlung tätigen. Er kann die Abrechnung vollständig ignorieren, da die Frist versäumt und sich nicht an die mietvertraglichen Bedingungen gehalten wurde. Allerdings sollten Vermieter wissen, dass ein bestehendes Guthaben auch bei verspäteter Nebenkostenabrechnung eingefordert werden kann. Sind die Nebenkosten verjährt, können Vermieter keine Forderungen stellen. Doch die Guthaben-Auszahlung müssen sie dennoch vornehmen.
Die Abrechnungsperiode beträgt zwölf Kalendermonate. Die meisten Vermieter rechnen in einem Kalenderjahr ab, wodurch der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten immer vom 01. Januar bis zum 31. Dezember dauert. Gibt es eine andere Regelung, wird diese im Mietvertrag festgehalten. Eine verkürzte Abrechnungsperiode ist möglich und wird von einigen Vermieter praktiziert. Eine Überziehung der vom Gesetzgeber vorgegebenen Laufzeit von zwölf Monaten ist hingegen nicht möglich. Um keine Fristen zu verpassen, empfiehlt sich die Erstellung der Nebenkostenabrechnung im Zeitraum von einem Kalenderjahr.
